Digitalisering hos Byggessen

Anders Berglund är inne på sitt tredje år som vd för Byggessen. Han tog sig an uppgiften att digitalisera företaget och valde Britt som helhetspartner.

– Byggbranschen har en enorm utmaning i arbetet med att digitalisera sig och har mycket att vinna på att anta utmaningen, säger Anders Berglund.

Som företagets första externa vd och utan en bakgrund inom byggbranschen såg Anders Berglund IT-utmaningarna som låg framför Byggessen – och möjligheterna som följde med dem.

– Man jobbade med block och penna. Vi hade en person som hade insyn i ekonomisystemet, medan resten av personalen var fokuserad på att praktiskt utföra jobbet ute på plats, utan insyn i övriga delar av projektet. Så jag såg att saker och ting måste gå rätt fort.

Efter en grundlig upphandling med fyra stora IT-företag i stan blev det Britt som vann. Uppdraget har nu pågått under ett och ett halvt år och innefattar bland annat arbetsplats, IT-drift, verksamhetsstöd och intranät. Den första utmaningen var att bygga en IT-plattform som kunde bära det som Byggessen, allt eftersom, behöver bygga på den med. Här levererade Britt en helhetslösning med IT-drift, servers med arbetsstationer, servicedesk och print. Installationen av hårdvara och programvara blev smidig. Anders Berglund berättar:

– Vi hade en och samma tekniker från Britt genom hela installationen av den nya IT-plattformen. Det gjorde att det blev en trygg installation, med en tekniker som genom hela processen hade full koll på alla steg och vad som gjordes på varje enhet.

Anders Berglund återkommer till missionen att digitalisera och höja IT-kunskapen i byggbranschen:

– Generellt sett är våran IT-kunskap väldigt låg inom byggbranschen, och vi behöver steppa upp rejält. En bonus som jag tycker att jag uppnådde när vi uppdaterade både hårdvara och plattform, var att alla användare här måste lyfta sig ett litet snäpp. Det sker nästan per automatik. Man ser något nytt på skärmen, provar sig fram och lär sig på köpet. Så bara det här skiftet gjorde att vi blev tvungna att höja vår IT-kunskap.

Byggessen valde att inkludera tjänsten servicedesk, med en halvtimmes fri IT-support i månaden. Det innebär att om en medarbetare stöter på IT-relaterade problem kan medarbetaren själv kontakta servicedesk hos Britt.

– Det fungerar jättebra att kunna delegera problemen direkt till lösningen. Och på den halvtimman hinner de lösa 99 av 100 fall. Det var en väldigt bra grej.

Olika öar

Den nya IT-plattformen har nu körts i ett och ett halvt år. Nästa steg, efter att ha bytt IT-plattform och uppdaterat hård- och mjukvara, var att upphandla ett affärssystem. Trots sina tjugo år i branschen hade Byggessen aldrig haft ett affärssystem. Som ny i företaget såg Anders Berglund möjligheterna i att samla allt i ett standardiserat verksamhetsövergripande systemstöd.

– Vi hade all vår IT på olika öar, berättar Anders Berglund. Vi hade IT-driften hos ett företag på en ö, lönesystemet på en annan ö, ekonomi- och redovisningssystemet på en tredje ö och inskanning av fakturor etcetera på en fjärde. Jag hade koll på vilket affärssystem jag ville ha och visste att Britt hade driften av det åt andra kunder. Så jag kunde känna mig trygg i att om jag valde det här affärssystemet, då skulle jag slippa problem med det. Så sedan ett år tillbaka är det Britt som står för driften.

Vad var det som gjorde att valet föll just på Britt?

– Britt hade trimmat sitt anbud så att det var väldigt ekonomiskt fördelaktigt och de hade paketerat alla kostnader åt oss. Det gjorde att det var överskådligt att se vad man betalade för. De kom även med de tekniska lösningarna som gjorde att vår IT-plattform skulle bli mer effektiv. Vi bytte också upp oss till ett nyare gränssnitt för Microsofts produkter, utan någon större merkostnad. Det här sammantaget gjorde att valet föll på Britt, berättar Anders Berglund.

Tredje och senaste projektet tillsammans med Britt är att sätta upp ett gemensamt intranät för Byggessen. Företaget är ISO-certifierat och har ett processtyrt ledningssystem som ska följas i alla led – från minsta skruv till en större arbetsplatsolycka. Vid avvikelse från normalprocessen får systemet en avvikelse och företaget får möjlighet att förbättra sig.

– Byggjobbarna på fältet följer det idag via en handbok i benfickan, och den ska vi fortsätta med. Men vi förstärker den så att det finns ett bättre digitalt stöd. Det innebär att om till exempel en arbetsskada inträffar kan byggjobbaren själv gå in i systemet och rapportera, medan händelsen finns i färskt minne.

– För att styra upp det här behöver vi ett väl fungerande intranät, så att alla i organisationen enkelt kommer åt sin del av processen. Här rekommenderade Britt att vi använde oss av SharePoint, som ryms inom ramen för Microsoft Office 365, säger Anders Berglund.

Han berättar att Byggessen vill bli en förebild i branschen, och tror att man på sikt kan attrahera personal genom att ha god processledning:

– Vi tror att när det blir känt allt längre ner i organisationen att vi har ordning i våra processer så sprider det bra vibbar. Vi tänker inte på hur gipsskivan ska monteras utan har koll från början till slut. En sån arbetsgivare vill man arbeta för.

Helhetspartner

I Britt fann Byggessen den helhetspartner för IT som man efterfrågade. Anders Berglund tror på den lösningen:

– Ja, jag tror att det är det som är framtiden. Jag tror att man som företagare ska fokusera på det man själv kan göra affärer på och överlåta resten till andra som är professionella på just sin sak. Även om det kostar lite extra, så vet jag att man sparar in det i tid.

Ett annat råd Anders Berglund vill dela med sig av är att man som företagare försöker anpassa sitt företagande efter någon av de mer kända standarder som finns, istället för tvärtom:

– Ju fler speciallösningar som måste till, desto mer anpassningar krävs och desto mer kan gå fel. Kan man istället leva efter en allmänt känd standard ger det en smidig övergång.

Visst stöter man på skepsis från olika håll i organisationen när man byter ut en hel IT-plattform vid ett och samma tillfälle. Men på Byggessen är man övertygad om att fördelarna ändå överväger nackdelarna när bitarna med tiden trillar på plats. Anders Berglund tror att många företag har mycket att vinna på att byta IT-tänk. Inte bara ekonomiskt.

– Genom bytet till den nya plattformen har en helt ny värld öppnats upp för alla som jobbar hos oss. Man ser så mycket mer av sitt projekt – och vi hinner i större utsträckning än tidigare vidta åtgärder om nånting är på väg åt fel håll.

Fakta

Kund: Byggessen

Antal medarbetare: 40

Omsättning: 200 MSEK

Kund sedan: Februari 2017

Uppdrag: Arbetsplats, print, IT-drift, intranät, verksamhetsstöd, helpdesk och kommunikation & säkerhet.

“Jag tror att byggbranschen har mycket att vinna på att mixa upp organisationen med blandade kompetenser – och att våga digitalisera. Och det stöd man behöver för den här processen hittar man i Britt, som är ytterst kunniga inom IT.”

Anders Berglund